T.C. KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞI İÇ DENETİM BİRİMİ BAŞKANLIĞI

Cari Transfer İş Akış Süreci

 

YEREL YÖNETİMLERİN, DERNEKLERİN VE VAKIFLARIN PROJELERİNE YAPILACAK YARDIMLARA İLİŞKİN İŞ AKIŞ SÜRECİ

 

Kültür, sanat ve turizmi geliştirmek ve tanıtmak için hazırlanan projelere Kültür ve Turizm Bakanlığı bütçesinden yapılacak yardımlara ilişkin usul ve esaslar Kültür ve Turizm Bakanlığınca Yerel Yönetimlerin, Derneklerin ve Vakıfların Projelerine Yapılacak Yardımlara İlişkin Yönetmelik’te düzenlenmiştir.

 

Kamu Kurum ve Kuruluşları tarafından kurulan veya kamu personelini desteklemek için kurulan dernekler ve aynı amaçlarla Türk Medeni Kanununa göre kurulan vakıflar bu Yönetmelik kapsamı dışındadır.

 

A- YARDIM TALEP BAŞVURUSU

 

1- Yardım için başvuran teşekkül, başvuru dilekçesine, Kültür ve Turizm Bakanlığınca Yerel Yönetimlerin, Derneklerin ve Vakıfların Projelerine Yapılacak Yardımlara İlişkin Yönetmeliğin 7. maddesinde belirtilen belgeleri ekleyerek, bir yazı ile etkinliğin yapılacağı ilin İl Kültür ve Turizm Müdürlüğüne etkinlik tarihinden en az 30 gün önce başvurur. Projenin adını, amacını, etkinlik tarih ya da tarihlerini, tahmini maliyet tablosunu, etkinlik programını ve etkinlik bilgilerini içeren ayrıntılı rapor başvuru dilekçesine eklenir.

 

Proje Raporu formatı

 

2- İl Kültür ve Turizm Müdürlüklerince, başvuru dilekçesi ve ekleri Proje Yardımı Başvuru Evrakı İnceleme Usul ve Esasları dikkate alınarak incelenir. İnceleme sonuçları Başvuru Bilgi ve Belge Tespit Formunda gösterilir.  Yapılan incelemede: başvuru dilekçesi ve ekinde yer alan bilgi ve belgelerin tam ve uygun olduğu; projenin ve yardım talep eden teşekkülün Yönetmeliğin “Yardım yapılabilme şartları” başlıklı 5. maddesinde öngörülen şartları taşıdıkları tespit edildiği takdirde, başvuru belgeleri Bilgi ve Belge Tespit Formu ekinde Bakanlığa gönderilir.

 

Proje Yardımı Başvuru Evrakı İnceleme Usul ve Esasları (İl Müdürlükleri) 

Bilgi ve Belge Tespit Formu

 

B-  BAŞVURU EVRAKININ İNCELENMESİ

 

3- Merkezde, ilgili Genel Müdürlük personeli, kendisine havale edilen, teşekkülün proje yardımı talebine ilişkin bilgi ve belgeleri anılan Yönetmeliğin 7. maddesinde öngörülen belgelerin varlığı ve tam olup olmadığı açılarından inceler ve buna dair Başvuru Evrakı İnceleme Formunu doldurur ve tarih atarak imzalar.

 

Başvuru Evrakı İnceleme Formu (Merkez)

 

4- Başvuru belgelerinin incelenmesi sonucunda, teşekküllerden Yönetmelik kapsamında yardım yapılmasının mümkün olmadığı anlaşılanlar için, yardım yapılamayacağına dair gerekçeli yazı yazılarak İl Kültür ve Turizm Müdürlüklerine gönderilir.

 

5- Başvuru belgelerinde eksiklik olması halinde, eksik belgeler İl Kültür ve Turizm Müdürlüğüne gönderilecek bir yazı ile istenir. Eksik belgelerini tamamlamayan teşekküllerin  yardım talebi Değerlendirme Komisyonu gündemine alınmaz; gerekçeli bir yazı ile reddedilir.

 

6- Yapılan inceleme sonucunda Bakanlığa sunulması gereken belgelerde herhangi bir eksikliğin bulunmadığı görülen veya eksiklikleri tamamlattırılan başvuru talebiyle ilgili dosya, Değerlendirme Komisyonuna sunulur.

 

C- BAŞVURULARIN DEĞERLENDİRİLMESİ VE BAKAN ONAYINA SUNULMASI

 

7- Projelerin hangilerine ne kadar yardım yapılacağı Müsteşar Başkanlığında ilgili Müsteşar Yardımcısı, Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı ve Daire Başkanından oluşan Değerlendirme Komisyonunca karara bağlanır. Komisyon ayda en az bir kez toplanarak proje yardımı başvuru dosyalarını inceler ve anılan Yönetmeliğin 9. maddesindeki kriterler çerçevesinde değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda hangi projelere ne miktarda yardım yapılacağına veya yapılmayacağına karar verir. Kararda yardım yapılacak projenin adı ve tarihleri ile yardım tutarı yer alır.

 8- Değerlendirme Komisyonu Kararı Bakan Onayına sunulur.

 

D- BAŞVURU SONUCUNUN YARDIM TALEBİNDE BULUNAN TEŞEKKÜLE BİLDİRİLMESİ VE PROTOKOL İMZALANMASI

 

9- Yardım yapılması uygun görülmeyen teşekküllere bu husus gerekçeli bir yazıyla İl Kültür ve Turizm Müdürlüğüne bildirilir.

 

10- Bakan Onayı sonrasında, yardım yapılmasına karar verilen teşekkül ile Genel Müdürlük arasında imzalanmak üzere, anılan Yönetmeliğin 10. maddesinde yer alan hususlar göz önünde bulundurularak 2 nüsha protokol metni hazırlanır.

 

Değerlendirme Komisyonu Kararı, Bakan Onayı ve imzasız 2 nüsha Protokol, bir yazı ekinde ilgili İl Kültür ve Turizm Müdürlüğüne gönderilir.

 

11- Hazırlanan protokol yardım yapılacak teşekkülün yetkilisi tarafından imzalanır.

 

Protokol formatı

 

E. PROJENİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ, İZLEME VE DEĞERLENDİRME

 

12- Faaliyet, ilgili İl Kültür ve Turizm Müdürlüğünce görevlendirilen personel tarafından izlenir ve etkinlik izleme raporu ile kayıt altına alınır.

 

13-Teşekkül, düzenlediği etkinlik sonrasında bir sonuç raporu hazırlar.  Etkinlik programı, etkinlik kapsamında gerçekleştirilen harcamalar, hazırlanan afiş, broşür, davetiye, program vb. tanıtıcı materyal ve yapılan diğer tanıtım etkinlikleri, katılımcı/izleyici sayıları sonuç raporunda belirtilir; proje nedeniyle bastırılan yazılı materyal örnekleri ve harcama belgelerinin asılları, rapor ekinde yer alır.

 

Teşekküller, harcama belgelerini, sonuç raporlarını ve etkinlikle ilgili diğer bilgi ve belgeleri, etkinliğin bitimini müteakip bir ay içinde İl Müdürlüğüne vermek zorundadır. Etkinliğe ilişkin sonuç raporu ile harcama belgelerinin, Yönetmelikte öngörülen süreler içinde İl Kültür ve Turizm Müdürlüklerine teslim edilip edilmediği İl Müdürlüklerince izlenir.

 

Sonuç Raporu formatı

 

Sonuç Raporu İnceleme Usul ve Esasları (İl Müdürlükleri)
 

14-Teşekkül tarafından düzenlenen sonuç raporu ve harcama belgeleri, yardımın veriliş amacına uygun olarak harcanıp harcanmadığının ve teslim edilen harcama belgelerinin ilgili mali mevzuata uygun olup olmadığını tespiti amacıyla İl Kültür ve Turizm Müdürlüğünce incelenir ve yapılan inceleme sonucunda Etkinlik Raporu hazırlanır.

 

Etkinliklerin izlenememesi halinde yardımların amacına uygun olarak harcanıp harcanmadığını tespit için; projelere ilişkin bilgi, belge, kayıt ve raporlar ile basında çıkmış haber veya görüntülü dijital dokümanlar esas alınarak etkinlik raporu hazırlanır.

 

Etkinlik Raporu formatı

Etkinlik Raporunun düzenlenmesine dair usul ve esaslar (İl Müdürlükleri)

 

15-İl Kültür ve Turizm Müdürlüğünce, düzenlenen etkinlik raporunun bir örneği ile teşekkül tarafından imzalanan 2 adet imzalı asıl protokol İl Kültür ve Turizm Müdürlüğü tarafından bir yazı ekinde ilgili Genel Müdürlüğe gönderilir.

 

F- ÖDENEK GÖNDERİLMESİ

 

16- Genel Müdür tarafından imzalanan 2 nüsha protokolün 1 nüshası dosyasına konulur, protokolün 1 nüshası ile Ödenek Gönderme Belgesi bir yazı ekinde İl Kültür ve Turizm Müdürlüğüne gönderilir.

 

Aralık ayı içerisinde gerçekleştirilecek projelerde etkinlik raporlarının ilgili Genel Müdürlüğe ulaşması beklenmeksizin gerekli incelemelerin tamamlanması ve protokol yapılmasını müteakip ödeme yapılabilir.

 

17- Ödenek, ilgili İl Kültür ve Turizm Müdürlüğünün hesabına aktarılır. Müdürlük  parayı ilgili teşekkülün banka hesabına aktarır.

 

G- YARDIMIN GERİ ALINMASI

 

19- Ödeme yapıldıktan sonra, yardımın amacına uygun olarak harcanmadığının tespiti halinde, teşekküle bir yazı gönderilerek, yazının tebliği tarihinden itibaren 15 gün içinde yardım tutarının Bakanlığa aynen iade edilmesi istenir.                    

           

Yardımın süresi içinde iade edilmemesi durumunda, yardım tutarı kanuni faizi ile birlikte genel hükümlere göre ilgili teşekkülden tahsil edilir.

 

Yardımı süresi içinde iade etmeyen teşekküller, ilgili Yönetmelik kapsamındaki yardımlardan bir daha yararlandırılmaz.

 

H-İL MÜDÜRLÜKLERİ VE MERKEZ BİRİMLERİNCE TUTULACAK KAYITLAR:

İl Müdürlükleri: Yardım talepleriyle ilgili olarak İl Müdürlüklerine yapılan başvurular, başvuru tarihleri ve başvuru üzerine İl Müdürlüklerince yapılan bütün işlemler, bilgisayar ortamında tutulan takip tablosuna kaydedilmek suretiyle takip edilir.

İl Müdürlükleri Kayıt ve Takip Tablosu formatı

 

Merkez Birimleri: Her yıl yapılan yardım talepleriyle ilgili bilgiler, bilgisayar ortamında tutulan takip tablosuna kaydedilir. Tabloya, etkinlik başlama ve bitiş tarihleri, başvuru belgelerini inceleme tarihi ve inceleme sonucu ile inceleme sonucuna göre yapılan diğer işlemler; Değerlendirme Komisyonu karar tarihi ve sayısı ile Bakan Onayının tarih ve sayısı, ayrıca İl Müdürlüğüne yazılan yazıların tarih ve sayıları kaydedilir.

 

Yardım Talep Başvurularının Kayıt ve Takibine İlişkin Tablo formatı